Senin, 21 Januari 2013

Dasar-dasar Pengarsipan

Dasar Pengarsipan Surat


1. Fungsi Arsip
Arsip adalah bagian yang sangat penting pada sebuah kantor, yaitu tempat menyimpan surat-surat dan dokumen-dokumen kantor yang dapat dihadirkan kembali dengan otentik sewaktu diperlukan.

2. Manfaat Arsip
Arsip memunyai manfaat sebagai berikut.
• Untuk menjelaskan surat-surat atau catatan-catatan penting.
• Untuk menguatkan buku.
• Untuk dokumen sejarah, foto, maupun arti serta peristiwa yang bersejarah dan penting lainnya.
• Untuk bahan studi dan ilmu pengetahuan.
• Untuk catatan sebagai bahan penyelidikan dan pemikiran demi kemajuan.

3. Jenis Arsip
Dalam administrasi perkantoran, arsip memiliki jenis sebagai berikut.
• Arsip aktif, arsip yang menyimpan warkat-warkat yang masih berada dalam proses penyelesaian.
• Arsip pasif, arsip yang menyimpan warkat-warkat yang jarang dipergunakan karena sudah selesai dalam prosesnya, hanya sekali dan atau jarang diperlukan.
• Arsip abadi, menyimpan warkat-warkat vital yang akan disimpan untuk selama-lamanya.

4. Penyimpanan Arsip
Menyimpan arsip bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut.
• Menyimpan menurut abjad.
• Menyimpan menurut pokok soal.
• Menyimpan menurut wilayah dan daerah.
• Menyimpan menurut nomor urut.
• Menyimpan menurut tanggal.
• Menyimpan menurut jenis barang.

Untuk menyimpan surat atau arsip diperlukan alat-alat sebagai berikut :
• Stopmap atau stopmap folio.
• Snelhechter (sejenis stopmap yang memakai jepitan).
• Briefordner (map besar dengan jepitan).
• Potepel (map dengan tali).
• Filling kabinet.
• Rak buku atau rak surat (dari kayu ataupun dari logam).
• Lemari surat atau buku.
• Lemari surat dengan kotak stopmap di dalamnya.

Sementara itu, alat-alat untuk mengikat surat sebagai berikut :
• Klip atau penjepit kertas (jepitan surat terbuat dari kawat).
• Niecesn (hechtnietjes) disebut juga jarum pengikat kertas.
• Lem biasa, aica aibon, dan sebagainya.
• Benang.
• Tali rafia, untuk surat-surat atau bundelan yang tebal.

5. Pola Kearsipan
• Peninjauan dan penilaian terhadap masa lampau.
• Kebutuhan dan kepentingan masa kini.
• Perkiraan dan perhitungan terhadap suatu kepentingan masa yang akan datang.

6. Disposisi
Disposisi adalah petunjuk atau perintah singkat mengenai kelanjutan surat yang ditulis oleh kepala kantor, biasanya di paraf atau diberi tanda tangan.

7. Perbal
Perbal adalah konsep atau rencana surat yang telah di paraf oleh kepala kantor atau kepala bagian.

8. Buku Perbal
Buku perbal adalah buku untuk mencatat ikhtisar suatu permasalahan atau hal tertentu.

9. Buku Agenda
Buku agenda adalah tempat mencatat surat-surat masuk dan surat keluar.

Tujuan buku agenda sebagai berikut.
Agar surat tidak mudah hilang dan dapat terkontrol dengan baik. Untuk mengetahui surat masuk dan surat keluar setiap hari (bukti). Untuk memudahkan penyimpanan surat-surat agar terkontrol.
Secara umum, agenda terbagi dua.
• Agenda umum.
• Agenda khusus.

Dalam pencatatan, buku agenda mengenal tiga sistem.
• Sistem nomor tunggal.
• Sistem agenda.
• Sistem kartu.

10. Laporan
Laporan adalah keterangan lengkap pelaksanaan tugas yang menjadi tanggung jawab seseorang atau suatu badan. Laporan dapat secara lisan atau tertulis.

11. Notula
Notula adalah laporan tertulis tentang jalannya rapat. Yang penting dicatat dalam notula adalah hari dan tanggal. Jam dimulainya rapat, tempat rapat, jumlah orang yang hadir, keputusan rapat, jam rapat selesai.

Pustaka-Dasar-dasar Pengarsipan


Pedoman Lengkap Menulis Surat Oleh Adlan Ali & Tanzili

Pengertian Surat dan Fungsinya

0 comments:

Poskan Komentar